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外国人を雇用する場合は当然何らかのビザが必要になるが、法務省のホームページに掲載されている書類をそろえて提出しても、ほとんどの場合はそのままでは思い通りの結果にはならないだろう。

本来であれば行政庁が提示した必要書類を提出することで許可不許可を審議してくれればそれが一番だが、入管は圧倒的に多い数の申請を受けているし、外国人のビザに関しては国際化というポジティブな面と、実務上のネガティブな問題(偽装申請や治安の悪化など)が衝突するためどうしても慎重にならざるを得ないのだ。

そのため申請は、ただ要件を満たしていることを疎明しただけではたりず、こちらのほうから積極的にこれでもかと言わんばかりに添付書類を用意するべきだろう。

そのなかでも採用理由書は、雇用する企業がなぜその人を、日本人を差し置いてわざわざ雇用するのかをしっかりと説明し、その人材が絶対に必要なんだという熱意をわかりやすく伝えるためにかならず提出しよう。

就労する外国人の側の入国理由書は、こちらを参考にしてほしい。

 

疑問点 ポイント2

 

今回は、実際に私が申請に用いた採用理由書を紹介し、そのコツとポイントをすべておさえようと思う。日本で数多くのレストランを展開する中規模の外食企業が中国進出のために中国人を採用する理由書だ。

もちろん守秘義務があるため中に出てくる情報はすべてフィクションだし、業界が違えばすべてが参考になるとは限らないが、「大体このように作成する」という部分は伝わると思う。参考にしてほしい。

(印刷用にPDFもございます。こちらをどうぞご利用ください)

 

採用理由書のひな形・例文

○○入国管理局長殿

2015年10月16日

株式会社前場亮事務所

代表取締役 前場亮

採用理由書

採用者氏名:〇〇

国籍:中国

生年月日:〇〇年〇月○日

上記の者を当社の「人文知識・国際業務」の業務に従事するために採用することを予定しております。採用までの経緯と理由をこちらにご説明しますので、ご審議をお願いいたします。

1当社の概要

当社は2007年に設立、資本金は1000万円です。主要業務はイタリアン・フレンチ・アジア料理を提供するレストランの経営です。レストランは東京都中心に関東全域に2015年10月現在で15店舗、店舗の規模は広さが300㎡程度、120席の大型店舗が中心です。

2014年度の決算は、売上12億円、経常利益5500万円となっております。売り上げ・利益は順調に推移しておりまして、料理業界・外食産業内での評判も良好と考えております。当社に関しては、パンフレットを添付いたしますので、ぜひご覧ください。

このたび、関東圏内での一定の成功をもとに、アジア圏内への進出を計画しております。すでに中国○○地方へリサーチはすすみ、その結果○○への出店は最大のビジネスチャンスととらえております。

すでに出店店舗の獲得をするべく不動産会社○○、食品調達として○○食品会社、○○流通と契約を合意しております。契約書をご用意しましたのでご覧ください。

2○○を採用する理由のご説明

当社の概要でご説明したように、中国への進出・成功を当社の成長に必要不可欠なものととらえ、中国語と日本語に高い知識と経験を有する人材を確保することが不可欠となりました。

○○の採用につきましては、日本国内、中国でインターネットなどで募集を募り、約100名の募集の中から○○に在住する○○を最適の人物と判断し、最終決断いたしました。

○○は、A大学で日本語を学び、日本でのB大学での留学経験もあり、幾度にもなる面接の過程で実務上の日本語の問題は全くなく、さらに自国ではレストランチェーンの大手○○社で5年勤務した経験があり、飲食業界全体への理解も大変深く持っています。

3○○の勤務する業務内容のご説明

当社は中国への進出にあたり、○○には日本と中国の間に立ち、人文知識・国際業務として通訳・翻訳をしてほしいと考えております。

当社の中には中国語の得意なものはおりませんし、これから本格的に業務を展開するとなると不動産の契約や雇用の問題などはとても自前の従業員では太刀打ちできませんし、不安です。

○○には、まずは日本で当社の文化や雰囲気を知ってもらい、そのうえで中国と日本をつなぐ担当者として当社の活性化・中国との取引を円滑に進めてほしいと強く願っております。

○○は、性格も積極的で温厚であり、人格そのものも信頼できるものであります。日本語に関しては若干の不安もありますが、英語が堪能のため最初のコミュニケーションは英語と日本語を織り交ぜることになると思います。しかし積極的な性格のため日本語も徐々にマスターするものと考えております。

○○が来日後は、全面的に当社が日本での生活を支援し、同時に日本での生活になじめるように指導と法令順守を監督いたします。

以上の説明より、○○は当社の中国への進出に必要不可欠な人材と考えております。なにとぞ当社の事情を勘案いただき、○○の入国を許可するべく在留資格認定のご審査をお願いいたしたく、ここに理由書とさせていただきます。

 

採用理由書の全体像

いかがだろうか?「ずいぶんへりくだったいいまわしだなあ」と思う人も多いと思う。これにはいろいろと意見は分かれるとは思うが、入管の審査は一生付き合うものでもないし、一発勝負だと考えればこのくらいへりくだり、気持ちよく入管に読み進めてもらうほうがいいと考えている。

そのためこれでもかと言わんばかりに丁寧に、「入管様、お忙しいとは思いますが、なにとぞご一読ください」のスタンスをとって損はないだろう。

また、難しい言い回しはさけ、改行を適切にもちいてリズムよく読めるようにしよう。

あまりにも文字数が多いと入管からすればうんざりしてしまうのが本音だろう。そのため特に問題ないパターンであればこの程度の文字数を参考にしよう。もちろん難易度の高い案件であれば文字数は気にせずにどこまでもわかってもらえるように書いたほうがいい。

 

リード部分

ここでは、

1当社の概要

をリード部分として会社の全体像を伝えている。どのような会社でどのような決算なのか、そしてどのような状況下にあるのかをざっくりと説明しよう。

もちろん、添付書類には決算書も提出するが、採用理由書さえ見ることで全体像がイメージできるところを一つの目標に書くのがベストだろう。

最後の部分で、不動産会社と食品会社と実際に契約を結ぶことをわざわざ説明しているが、これはどれだけ真剣に海外進出を考えているかのポーズだ。

採用理由書

本文

ここでは、

2○○を採用する理由のご説明

3○○の勤務する業務内容のご説明

の二つに絞って本文を構成している。入管からすれば最も知りたいところは「なぜこの人が必要なのか」という理由とその人材にはどのような青写真を描いているのかだ。

もちろんどのビザに該当し、内容も適切なのでなくてはならないので「人文知識・国際業務として通訳・翻訳をしてほしい」と念押しをしている。念押しをすることで雇用する企業の法令順守のスタンスをアピールしている。

 

最後の部分

この採用理由書では見出しを分けてはいないが、性格の紹介や会社が日本での生活をバックアップするという意思表明は、いわばまとめの部分だ。

しっかりと本人を見極めたうえでではないと書けない文章をここで書こう。性格やエピソードなどを、具体的にイメージしやすいように記載すれば入管担当も安心して信頼することができるだろう。

さらに、脱線してでもいいので日本の法律を順守させる、サポートする、当社が面倒を見るという意気込みを簡潔にまとめて、あくまでも「ご審査をお願いします」という文末で絞めれば完璧だろう。

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まとめ

私はなんども理由書を書いているが、一つとしておなじ理由書はない。

これは私自身が文章を書くのが好きということもあるが、それ以上に雇用する企業の担当者の気持ちや本人の動機などをおもんばかれば同じになるはずがないのだ。

ここで紹介した例文は、飲食業界という最もスタンダードで理解されやすいものだ。あなたの企業が一般的にはあまり知られていない商品を扱っているのであればその商品説明からしたほうがいいだろうし、担当者は1から10まで教えないと理解してくれないものとしたほうがスムーズだ。

こうなると、理由書を記載する人のサービス精神や日ごろ自分以外の人にどれだけわかりやすく説明をする努力をしているかが問われるかもしれない。

なかなか思うように筆が進まない場合はまずはとりあえず作成し、それを信頼のできる友人などに見てもらい、率直な意見をもらうのも必要だろう。

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監修

行政書士として年間300件以上の許認可・民事案件の依頼を受ける。
特に外国人のビザ取得は就労ビザ・永住ビザ・国際結婚などの様々な案件を手掛け、実績と経験で他の事務所を圧倒する。

行政書士 前場亮事務所
106-0031 東京都港区西麻布2-25-20 1003
tel 03-6418-1075(許認可)03-3793-3778(民事全般)